Kézi rendelés - Csoportos rendelés - Automatikus rendelés - Rendelés biztonsági készlet alapján -  Rendelés a nagyker újdonságaiból - Válogatós rendelés - Rendelés betöltése Excel táblázatból - A rendelések továbbítása

Rendelések böngészése és szűkítése - Rendelések összesítése és küldése a Nagykereskedés kft-be - Rendelések összesítése és küldése más nagykereskedésbe fax vagy e-mail formájában  - Biztonsági készlet beállítása

Rendelések.

1.Rendelés fejléc.

• Nyissa meg az "Értékesítés- Rendelések" menüpontot,

• A "Rendelés fejléc" ablakban kattintson az Új rendelés gombra.

• Ha egy vevőtörzsben szereplő vevőnek akar rendelést rögzíteni, válassza ki a vevőt. Ebben az esetben a rendelés minden tétele a kiválasztott vevőhöz lesz rendelve. A vevőt (megrendelőt) hozzárendelheti a rendelés tételéhez is, ebben az esetben a rendelés fejlécében ne válasszon ki vevőt.

• A "Megjegyzés" mezőbe szöveges üzenetet írhat.

• A "Zárt?" mezőt hagyja szabadon, kattintson a Rendben gombra, bezáródik a fejléc adatlap.

Ha van lezáratlan rendelés, a program nem engedélyezi új rendelés rögzítését míg a nyitott rendelést le nem zárja. A lezáratlan rendelést a következőképpen találhatja meg: kattintson a "Rendelések szűkítése" ablakban a "Lezáratlan rendelések" választógombra, a "Rendelések böngészése" ablakban megjelenik a lezáratlan rendelés.

2.Rendelés tételei. A rendelések tételeit az alábbi rendelési módozatokban rögzítheti. Egy rendelésen alkalmazhat több módozatot is.

2.1Kézi rendelés. A rendelés tételeit a felhasználónak kell egyenként rögzíteni.

• Kattintson a  "Rendelés tételei" fülre >>  Új tétel gomb, megjelenik egy adatlap. Vonalkód vagy cím alapján nevezze meg a rendelendő terméket. A Cím mezőbe a következő adatok jelennek meg: Cím/Szerző <> Termékcsoport <> Fogyasztási ár <> SK: xxx/R: yyy/N: zzz <>Kiadó<>Szerző. Az "SK: xxx" saját készletet, az "R: yyy" a raktár készletét (központi egység), az "N: zzz" a nagykereskedés (TóthÁgas) készletét jelenti.

• A "Mennyiség" mezőbe a rendelendő mennyiséget adja meg.

• A "Szükséges mennyiség" mezőbe azt a mennyiséget adja meg amennyire legalább szüksége lenne vagy Öntől rendeltek meg a vevők

• A "Vevő" mezőbe a vevő nevét lehet kiválasztani, aki megrendelte a tételt.
  A visszakeresést a következőképpen lehet elvégezni:

  • "Értékesítés- Rendelések" menüpont >> "Rendelések szűkítése" fül >> válassza ki a megrendelőt >> kattintson a "Rendelések böngészése" fülre

  • vagy "Alapadatok- Termékek" menüpont >> válassza ki a terméket >> kattintson a "Lekérdezések" fülre >> Rendelések gomb; a lista leszűkíthető ha előzőleg kiválasztott egy vevőt a "Megrendelő" mezőben

       A "Rendelés tételei" ablakban található az "Nk_készlet" oszlop, mely a nagykereskedés készletét mutatja. Ha többet rendelt mint amennyi a nagykereskedés (TóthÁgas kft) készletén van az "Nk_készlet" oszlopban található mennyiség piros háttérszínt kap.

A rendelés készítése előtt ajánlatos letölteni a nagykereskedés aktuális készletét (a kisker központban a "Rendszer- Adatcsere a Nagykereskedéssel- 3.Törzs bővítése a NAGYKERESKEDÉS törzséből" menüpont), mert megtörténhet, hogy egy régebbi nagyker készletben még van a megrendelendő termékből de az aktuális készleten már nincs.
        Szintén a "Rendelés tételei" ablakban található a "Készlet" oszlop, mely a kiskereskedés teljes készletét mutatja, valamint a "Záráskori készlet" oszlop, mely a rendelés zárásakor, a megrendelő bolt készletét mutatja. Ez nagy segítséget nyújt a bolti  rendelések elemzésekor a kisker központban.
        Szintén a "Rendelés tételei" ablakban található a "Nk_fix" oszlop, mely a következő értékeket kaphatja:

• BIZO- a terméket bizományba is megkaphatja

• KP- a terméket CSAK készpénzért kaphatja meg

        Lehetőség van a felvitt tételek módosítására (Módosít gomb) vagy törlésére (Töröl gomb).

        Ha rákattint a Rendelés nyomtatása és lezárása gombra, megtekintheti a Rendelés nyomtatási képét.
        Ha kitöltötte az "Alapadatok- Termékek" menüpontban, a termék adatlapján az E.kódot, az meg fog jelenni a cím előtt.
        A nyomtatási kép ablak bezárása után megjelenik egy párbeszédablak megkérdezi, hogy "Lezárja a rendelést?", ha az Igen gombra kattint lezárhatja a rendelést. Megjegyzés: csak a LEZÁRT rendelések kerülnek elküldésre és feldolgozásra. 

2.2.Csoportos rendelés. A rendelés tételeit a felhasználónak kell egyenként rögzíteni.

• Kattintson a "Rendelés tételei" fülre >> Új tétel gomb, megjelenik egy adatlap. Válassza ki a kiadót (Kiadó mező) és/vagy szerzőt (Szerző mező) és/vagy termékcsoportot (Termékcsoport mező) akinek a kiadványaiból szeretne rendelni. Például: AQUILA kiadó, vagy SVEN HASSEL szerző, vagy AQUILA kiadó és SVEN HASSEL szerző,

• A "Vevő" mezőbe a vevő nevét lehet kiválasztani, aki megrendelte a tételt.
  A visszakeresést a következőképpen lehet elvégezni:

  • "Értékesítés- Rendelések" menüpont >> "Rendelések szűkítése" fül >> válassza ki a megrendelőt >> kattintson a "Rendelések böngészése" fülre

  • vagy "Alapadatok- Termékek" menüpont >> válassza ki a terméket >> kattintson a "Lekérdezések" fülre >> Rendelések gomb; a lista leszűkíthető ha előzőleg kiválasztott egy vevőt a "Megrendelő" mezőben

• Kattintson a Csoportos rendelés gombra. Megjelenik egy táblázat minden olyan termékkel mely megfelel a fenti beállításnak (kiadó és/vagy szerző és/vagy termékcsoport). A "Mennyiség" oszlopba a rendelendő mennyiséget adja meg, a "Szükséges mennyiség" oszlopba azt a mennyiséget adja meg amennyire legalább szüksége lenne vagy Öntől rendeltek meg a vevők.

• A rendelendő mennyiségek kitöltése után kattintson az <Esc> billentyűre, az ablak bezáródik, a tételek bekerülnek a "Rendelés tételei" táblázatba

       A "Rendelés tételei" ablakban található az "Nk_készlet" oszlop, mely a nagykereskedés készletét mutatja. Ha többet rendelt mint amennyi a nagykereskedés (TóthÁgas kft) készletén van az "Nk_készlet" oszlopban található mennyiség piros háttérszínt kap.

A rendelés készítése előtt ajánlatos letölteni a nagykereskedés aktuális készletét (a kisker központban a "Rendszer- Adatcsere a Nagykereskedéssel- 3.Törzs bővítése a NAGYKERESKEDÉS törzséből" menüpont), mert megtörténhet, hogy egy régebbi nagyker készletben még van a megrendelendő termékből de az aktuális készleten már nincs.
        Szintén a "Rendelés tételei" ablakban található a "Készlet" oszlop, mely a kiskereskedés teljes készletét mutatja, valamint a "Záráskori készlet" oszlop, mely a rendelés zárásakor, a megrendelő bolt készletét mutatja. Ez nagy segítséget nyújt a bolti  rendelések elemzésekor a kisker központban.
        Lehetőség van a felvitt tételek módosítására (Módosít gomb) vagy törlésére (Töröl gomb).

        Ha rákattint a Rendelés nyomtatása és lezárása gombra, megtekintheti a Rendelés nyomtatási képét.
        Ha kitöltötte az "Alapadatok- Termékek" menüpontban, a termék adatlapján az E.kódot, az meg fog jelenni a cím előtt.
        A nyomtatási kép ablak bezárása után megjelenik egy párbeszédablak megkérdezi, hogy "Lezárja a rendelést?", ha az Igen gombra kattint lezárhatja a rendelést. Megjegyzés: csak a LEZÁRT rendelések kerülnek elküldésre és feldolgozásra. 

2.3.Automatikus rendelés

• Kattintson a Csoportos rendelés fülre

• Állítsa be az algoritmus intervallumát (max.60 nap), majd kattintson az Rendelés, hogy a készlet annyi legyen, mint az eladott mennyiség  gombra.  A program azokat a tételeket teszi fel a rendelésre melyek fogyása, az utóbbi "X" nap alatt nagyobb mint a jelenlegi készlet, vagyis a készlet legalább a felére csökkent. Ez az opció csak egy megnyitott (nem lezárt) rendelésnél aktív.
  Az automatikus rendelés algoritmusát az alábbi példával lehetne szemléltetni. A "Candide" című könyvből az utolsó 10 nap alatt 4 db, 20 nap alatt pedig 9 db kelt el.

  1. Ha az utolsó 20 napra készít automatikus rendelést a program 9 db-ot rendel, ha pedig az utolsó 10 napra a program 4 db-ot rendel.

  2. Ha az utolsó 10 napra készít automatikus rendelést, aztán ugyanazon a rendelésen belül, az utolsó 20 napra, a program két tételként rögzíti: 4 db az első 10 napra és 9-4=5 db a második 10 napra. Hasonlóan történhet ha ugyanazt az "X" napot alkalmazza pár nap múlva a lezáratlan rendelésnél és időközben volt értékesítés.

  3. Ha az utolsó 10 napra készít automatikus rendelést és a "Cézanne" című könyvből nem akar rendelni, kattintson a Törlésre jelöl, a következő automatikus nem változtatja gombra. Ennek hatására a rendelt mennyiség 0 lesz és a következő automatikus rendelésnél nem hoz létre új bejegyzést mint a b pontnál. A törlésre jelölt tételek címe mustár sárga háttérszínt kapnak.

• A jóváhagyás után a "Rendelés tételei" adatlapra felkerülnek azok a tételek melyek megfelelnek az algoritmusnak. A tételek címei sárga háttérszínt kapnak.

2.4.Rendelés biztonsági készlet alapján.

 Annak érdekében, hogy a rendelésnél nehogy kimaradjon egy bizonyos termék, fogyástól függetlenül, be lehet állítani egy biztonsági minimális készletet. Ha az egység készlete kevesebb mint a beállított minimális készlet, akkor rendeléskor, a program automatikusan annyit rendel, hogy a készlet elérje a minimális készletet.
Például ha a "Budapest turistatérkép"-nek a biztonsági készletét 10 darabra állítja és rendeléskor az egység készlete 7 darab, akkor a program automatikusan rendel 3 darabot, hogy a készlet elérje a biztonsági készletként megszabott 10 darabot.

• Kattintson a Csoportos rendelés fülre

• Kattintson a Biztonsági készlethez rendelés gombra, a program automatikusan felteszi a rendelésre azokat a tételeket melyeknél a készlet kisebb mint a beállított minimum készlet.

• A jóváhagyás után a "Rendelés tételei" adatlapra felkerülnek azok a tételek melyekből a készlet kisebb mint a beállított minimum készlet. A tételek címei sárga háttérszínt kapnak.

2.5.Rendelés a nagyker újdonságaiból.  A "Kommunikáció- Kapcsolat a Nagykereskedéssel- Újdonságok vagy újranyomások" menüpontban  megtalálhatja azoknak a kiadványoknak a címét melyek az utóbbi X nap alatt lettek bevételezve a nagykereskedésben. Ha rendelni szeretne ezek közül, a következő műveleteket kell elvégezni:

• Kattintson a Csoportos rendelés fülre

• Választható opciók:

  • Mind - minden új beszerzés megjelenik melyből min. 30 db-ot vételeztek be a nagykerben

  • Csak az újdonságok - csak azok a termékek jelennek meg melyekből még nem volt beszerzés, vagyis új kiadványok és min. 30 db-ot vételeztek be a nagykerben

  • Az utolsó X nap újdonságai/újranyomásai - be lehet állítani, hogy hány napra visszamenőleg (max 30 nap) mutassa a kiadványokat

  • Amelyikből nincs készleten- csak azok a tételek jelennek meg a táblázatban melyekből nincs készleten (de lehet, hogy már volt beszerzés)

  • Amelyikből még nem volt beszerzés az utolsó hónapban- csak azok a tételek jelennek meg a táblázatban melyekből még nem volt beszerzés

  • ha nem jelöli be egyik opciót sem (a fenti kettő közül) akkor az összes újdonság jelenik meg a táblázatban

• Kattintson a Rendelés a Nagyker újdonságaiból gombra,

• Megjelenik egy táblázat a következő oszlopokkal: Mennyiség - Fogy ár - Helyikészlet - NK_készlet - NK fix (KP - csak készpénzért vihető el; BIZO - bizományosan is elvihető) - NK_beszállítás (a nagykerbe történt bevételezés dátuma) - Cím - Kiadó - Szerző;
  A "Mennyiség" oszlopba kell megadni a rendelendő mennyiségeket.

• Zárja be a táblázatot, a beírt tételek megjelennek a "Rendelés tételei" táblázatban

2.6.Válogatós rendelés. A rendelés tételeit az utóbbi X nap értékesítéseiből válogathatja össze.

• Kattintson a Csoportos rendelés fülre

• A Válogatás az utolsó X napban értékesített kiadványokból mezőben adja meg, hogy hány napra visszamenőleg (max.60 nap) vegye figyelembe a rendszer az értékesítéseket

• Kattintson a Rendelés a válogatásból gombra

• Megjelenik egy táblázat az utóbbi X nap értékesítéseivel, a következő oszlopokkal: Mennyiség - Fogy ár -  NK fix (KP - csak készpénzért vihető el; BIZO - bizományosan is elvihető) - Eladott (a megadott időszakban eladott termékek mennyisége) -  Helyikészlet - NK_készlet - Cím - Kiadó - Szerző;
  A "Mennyiség" oszlopba kell megadni a rendelendő mennyiségeket.

• Zárja be a táblázatot, a beírt tételek megjelennek a "Rendelés tételei" táblázatban

2.7.Rendelés betöltése Excel táblázatból . A más rendszerből (pl. webárúház) érkező  rendelés betölthető egy Excel táblázatból is.

• Az "Értékesítés- Rendelések" menüpontban kattintson az Import fülre

• Az ablak bal oldalán látható az Excel tábla konfigurációja. Ha rákattint a konfigurációs ablakra módosíthatja. Adja meg az Excel táblában található adatok oszlopát az alábbiak alapján:

  • ELSŐADATSOR- annak a sornak a száma melyben szerepel adat; ha a táblázatnak az 1 sorában van fejléc, akkor az első adatsor a 2 sorban kezdődik

  • MUNKALAP- adja meg a munkalap számát melyen találhatók az adatok

  • RENDELÉSSZÁM- a vevő rendelésének a száma; ha ugyanannak a vevőnek két rendelésszámot ad meg, akkor a programban két különböző rendelés jelenik meg

  • CÍMID- a rendelt termék Id (azonosító száma); ez a szám egyedileg azonosítja a terméket,
    

  • MENNYISÉG- a rendelt termék mennyisége

  • ELADÁSIÁR- a termék eladási ára

  • VEZETÉKNÉV-  a vevő vezetékneve

  • KERESZTNÉV- a vevő keresztneve; a vezetéknév és keresztnév bekerül a vevőtörzsbe

  • CÉG- ha a vevő nem magánszemély,  akkor hagyja üresen a vezetéknév és keresztnév mezőket és adja meg a cég nevét; ha a vevő nem magánszemély hagyja üresen ezt a mezőt

  • IRSZ- a vevő településének a postai irányítószáma; ez az adat bekerül a vevőtörzsbe

  • TELEPÜLÉS: a település megnevezése; ez az adat bekerül a vevőtörzsbe

  • UTCAHÁZSZÁM: az utca neve és házszám; ez az adat bekerül a vevőtörzsbe

  • TELEFON- MOBIL- EMAIL - azonosító adatok (opcionális); ezek az adatok bekerülnek a vevőtörzsbe

• Válassza ki a boltot

• Kattintson az Excel import gombra >> az "Open" ablakban válassza ki az Excel táblát amelyet fel akar dolgozni >> OK gomb; elkészülnek a rendelések; minden olyan rendelés tétel egy rendelésre kerül melynél a vevő és a rendelésszám megegyezik.

• Az elkészült rendeléseket megtekintheti a "Rendelések böngészése" ablakban

• A fenti módon készített rendelés átfordítható szállítólevélre

  • Keresse ki az átfordítandó rendelést ("Rendelés szűkítése" fül >> szűrés "Lezáratlan rendelések" >> "Rendelések böngészése" fül)

  • Kattintson az Import fülre >> Rendelés átfordítása szállítólevélre gomb

  • A kiválasztott rendelésből lezáratlan szállítólevél készül

3.A rendelések lezárása, nyomtatása és továbbítása.

3.1.Olyan egység mely direkt kommunikál a nagykereskedéssel (kisker központ vagy egyedülálló egység)

• Nyissa meg az "Értékesítés- Rendelések" menüpontot,

• Válassza ki az elküldendő rendelést: Rendelések szűkítése fül >> Lezáratlan rendelések opció >> Rendelések böngészése fül

• Kattintson a Rendelés fejléc fülre >> Rendelés nyomtatása és lezárása gomb

• Megjelenik a rendelés nyomtatási képe; ha rákattint a ikonra kinyomtathatja

• A következő üzenet jelenik meg: "Lezárja a rendelést? A Ratárba küldéshez/Nagykerbe küldéshez le kell zárni a rendelést. A lezárás után a rendelés már nem módosítható." >> Válassza az Igen opciót

• A következő üzenet jelenik meg: "Elküldi az anyagot a nagykerbe?" >> Válassza az Igen opciót; a program elküldi a rendelést a nagykereskedés FTP szerverére

3.2.Olyan egység mely a kisker központon keresztül kommunikál a nagykereskedéssel (bolt)

• Nyissa meg az "Értékesítés- Rendelések" menüpontot,

• Válassza ki az elküldendő rendelést: Rendelések szűkítése fül >> Lezáratlan rendelések opció >> Rendelések böngészése fül

• Kattintson a Rendelés fejléc fülre >> Rendelés nyomtatása és lezárása gomb

• Megjelenik a rendelés nyomtatási képe; ha rákattint a ikonra kinyomtathatja

• A következő üzenet jelenik meg: "Lezárja a rendelést? A Ratárba küldéshez/Nagykerbe küldéshez le kell zárni a rendelést. A lezárás után a rendelés már nem módosítható." >> Válassza az Igen opciót

• "Kommunikáció- Bolti kommunikáció - Adatcsere ...." menüpont >> Küldés opció