Beszállítók - Bevételi bizonylat készítése -  A bizonylat lezárása - A lezárt bizonylat feloldása - Bevételi bizonylat nyomtatása - Pénzügyi teljesítések - Szállítólevél importálása - Bizonylatok összevonása - Törölt bizonylatok visszatöltése - Törölt bizonylat tételek visszatöltése - Saját kiadású termék beszerzési árának a kiszámítása - Bevételi bizonylat tételek feltöltése Excel táblából - Bevételi bizonylat tételek feltöltése dbf fájlból

Bevételi bizonylatok nyomtatása - Bevételi bizonylatok böngészése - Bevételi bizonylatok szűkítése - Átadás üzleteknek - Tételek áthelyezése egy másik boltba - Leltár - Selejtezés - Beszerzési listák - Könyvkiadás költségei

Beszállítók. A "Beszerzés- Beszállítók" ablakban a beszállító cégek adatait (név, cím, telefon, fax) kell rögzíteni. Különösen fontos a fax vagy az e-mail cím kitöltése mert csak így lehet elektronikus úton elküldeni a rendeléseket.

Bevételi bizonylat készítése. A képernyő felső része az adatlap rész; itt a bevételi bizonylat fejlécének adatai láthatók. Új bevételi bizonylat készítéséhez a következő műveleteket kell elvégezni:

• Válassza ki a "Beszerzés- Beszerzések... [F5]" menüpontot;

• Kattintson a "Bevételi bizonylat fejléc" fülre, Új bizonylat gombra;

• Válassza ki a beszállító nevét (ezek a "Beszerzés- Beszállítók" ablakban lettek rögzítve);

• Módosítsa vagy hagyja jóvá a beszállítás dátumát. A program az aktuális dátumot írja be. Megtörténhet, hogy a számítógép rendszerdátuma eltér a valós dátumtól (alaplapi BIOS elem lemerült), ebben az esetben okvetlenül állítsa be a helyes rendszerdátumot, mert ellenkező esetben hibás értékesítési kimutatások képződnek.

• Írja be a bizonylat számát

• Válassza ki a fizetési módot és ennek megfelelően a fizetési határidőt

• A "Lezárva" mezőt hagyja üresen, később visszatérünk rá.

• A "Számla ?"  egy jelző, mely azt mutatja, hogy az adott bizonylat számla-e vagy sem (pl.: szállítólevél, árukísérő).

• Kattintson a Rendben gombra.

• A vonalkód (leolvasásával vagy beírásával), E-kód vagy a cím (kiválasztásával vagy beírásával) nevezze meg a terméket. A vonalkód, E.kód és Cím mezők között "Tab" billentyűvel lehet váltani.  Ha a Beszerzés- Beszerzések menüpont, 6.Egyéb feladatok- e. Egyéb menüpontban kiveszi a jelölést, akkor a Vonalkód mezőről egyből a Cím mezőre lehet ugrani a "Tab" billentyűvel.
  Amennyiben a kiválasztott termékből már volt beszerzés, akkor az "Árak" mezőkben megjelennek az utolsó beszerzés adatai ("Fogyasztási ár", "Kedvezmény", "Nettó bruttó beszerzési ár"). Ha a bevételezni kívánt termék nem szerepel a terméktörzsben, a program jelzi, hogy "A keresett adat nem szerepel a törzsben, akarja rögzíteni?". Kattintson az Igen gombra, megjelenik a "Termékek" adatlap. Az adatok kitöltése után a "Termékek" ablak bezáródik, a berögzített adatok a terméktörzsbe kerülnek.

• Ha már a bevételi bizonylat rögzítésekor ismert, hogy a boltok milyen arányban kapnak az adott bevételi bizonylat tételeiből, a tételek rögzítésekor válassza a "Több üzletbe" funkciót. Ez az opció a boltok "Forgalmazható" mező opciójával érhető el. Ekkor egy táblázatban megjelennek az üzletek és minden üzlethez be lehet írni a mennyiséget. Ha így vételez be, akkor a Rendben gomb hatására annyi sorban jelenik meg az adott tétel, ahány üzlet között osztotta szét a beérkezett mennyiséget.

• Ha még nem tudja az üzletek közötti elosztást, válassza az "Egy üzletbe" funkciót. Válassza ki az üzlet nevét ahova bevételez. Ebben az esetben is van lehetősége a tételek átadására az üzletekbe.

• Adja meg a tétel mennyiségét. 

• Adja meg a fogyasztási árat. A  nettó és bruttó beszerzési árak közötti konverzió a termékcsoportnak megadott ÁFA kulcs szerint történik. 

  • Ha bejelölte az "Automatikus kalkuláció" jelölőnégyzetet: a "Fogyasztási ár", "Kedvezmény" és "Bt. vagy Nt. Besz. ár" mezők azzal a tulajdonsággal bírnak, hogyha bármelyik két mezőt kitölti a harmadikat a program automatikusan kiszámítja. Ha mindhárom mezőt kitöltötte, és az egyik mezőt újra akarja számoltatni (olyan esetben, amikor az egyik mező értékét megváltoztatja ez szükséges is) írjon 0-át abba a mezőbe.

  • Ha nem jelöli be az "Automatikus kalkuláció" jelölőnégyzetet: a "Fogyasztási ár", "Kedvezmény" és "Bt. vagy Nt. Besz. ár" mezők nem számolódnak ki.

  • Ha már volt bevételezés a termékből az "Árak" mezőkbe megjelenik a legutóbbi ár és kedvezmény.

• Már bevételezéskor eldöntheti, hogy a bevételezett termék visszáruzható legyen vagy sem bizományosi értékesítéskor. Ha nem visszáruzhatónak minősíti a terméket (FIX), akkor pipálja ki a jelölőnégyzetet, ez a jelölés az terméktörzsbe lesz rögzítve.

• Ha azt akarja, hogy a készpénz és átutalásos fizetési móddal bevételezett termékek automatikusan legyenek FIX nem visszáruzhatóak:

  • Kattintson a "6.Egyéb feladatok- e.Egyéb" fülre

  • Pipálja ki a "Jelölje be, ha KP v. ÁTUT fiz.mód esetén a termékek automatikusan FIX-esek legyenek záráskor" opciót

  • A bevételi bizonylat zárásakor a program rákérdez "Jelöljük a terméktörzsben a bizonylaton szereplők FIX-es jelzőit?" >> Válassza az "Igen" opciót >> a program minden bevételi tételt megjelöl "FIX. Nem visszáruzható"-nak.

• Ha rákattint a Ttörzs gombra megjelenik az "Alapadatok- Termékek" ablak, ahol megtekintheti vagy módosíthatja a bevételezett termék adatlapját

• Kattintson a Rendben gombra, az adat bekerül a táblába és megjelenik a készletben, megjelenik egy üres adatlap.

• Ha már nem kíván több tételt rögzíteni erre a bizonylatra, kattintson a Mégse gombra.

A "Bevételezés" ablakban elvégezhető még a leltár készítése és áru visszaküldése a beszállítóhoz.

A bizonylat lezárása:

• Válassza ki a lezárandó bizonylatot

• Kattintson a fejlécen a Módosít gombra,

• Írja be a lezárás dátumát (éééé.hh.nn). Ha duplán kattint a dátum mezőre megjelenik az aktuális dátum.

• Kattintson a Rendben gombra és a bizonylat lezárul.

A lezárt bizonylat feloldása. A lezárt bizonylatot csak a jogosultsággal rendelkező személy oldhatja fel (Lezárt bizonylat feloldása jogosultság).

• Válassza ki a "Beszerzés- Beszerzések..." menüpontot,

• Kattintson a "Bevételi bizonylat fejléc" fülre, válassza ki a módosítandó bizonylatot,

• kattintson a Módosít gombra,

• Törölje a "Lezárva" mezőből a dátumot,

• Kattintson a Rendben gombra.

Bevételi bizonylat nyomtatása.

• Kattintson az "1.Bevételi bizonylat fejléc" fülre

• az ablak jobb alsó részén található választógombok segítségével a következő opciók közül választhat:

  • 1.Bizonylat Nyomtatása - a bizonylaton minden ártípus látszik, címenként részletezve

  • 2.Összesítés áfakulcsonként - a lista összesítve van ÁFA kulcsonként

  • 3.Fogyárak nélküli bizonylat -

  • ÁFÁS árakon

  • ÁFA nélküli árakon

Egy kiválasztott termékhez hozzá lehet rendelni egyedi árat és mozgásnemet (például Tankönyv értékesítés).

Egy bevételi bizonylatot le lehet kérdezni a fenti módon meghatározott egyedi áron is.

Pénzügyi teljesítések. Lehetőség van a bizonylatok pénzügyi teljesítéseinek berögzítésesére.

• Válassza ki a "Beszerzés- Beszerzések..." menüpontot,

• Válassza ki azt a bizonylatot melynek a pénzügyi teljesítését akarja rögzíteni

• Kattintson a "8.Pénzügyi teljesítések" fülre >> Új tétel gomb

• Dátum - adja meg a kifizetés dátumát

• Összeg - adja meg a kifizetés összegét; ha a kifizetés több részletben történik, adja meg az aktuális részlet összegét; a következő részlet berögzítésekor, a program csak a különbözet összegét hozza

• Fizetési mód - kódválasztó- Válassza ki a pénzügyi teljesítés fizetési módját

• Kattintson a Rendben gombra >> az adatok megjelennek a táblázatban

Szállítólevél importálása. A bevételezés megkönnyítése érdekébe, a kisker központban, lehetőség van a nagyker által rögzített szállítólevél importálására.

• Kattintson a "Kommunikáció- Kapcsolat a Nagykereskedéssel- Adatcsere a nagykereskedéssel" menüpontban a "2.Szállítólevél importálása" fülre

• Töltse ki az "Importálandó Szállítólevél száma" és "Szállítólevél fogyasztási ár szerinti értéke" mezőket a nagyker által kinyomtatott szállítólevél alapján,

• Ha adathordozóról akarja betölteni az adatokat akkor jelölje meg a "Lemezről" mezőt

• Ha a szerverről akarja letölteni kattintson a Szállítólevél importálása gombra. Ennek hatására a program automatikusan letölti a megadott számú szállítólevelet. A "Beszerzések- Beszerzések..." ablakban a letöltött szállítólevél alapján automatikusan elkészül a bevételi bizonylat.

           Abban az esetben ha több bolttal rendelkezik és a nagykereskedésnél már tudja, hogy melyik boltnak adja át a terméket, a nagyker a megnevezett bolt számára állítja ki a szállítólevelet. A kisker központ a fenti módon importálja a, boltokra felbontott, szállítólevelet és elküldi az adatokat a boltoknak (Beszerzés- Beszerzés..." ablak, "7.Bizonylatok csoportos nyomtatása és exportálása" fül, Összesített nyomtatás-> Export gomb). A boltban, az adatok letöltése után, a "Beszerzések- Beszerzések..." ablakban megjelenik az importált szállítólevél alapján készült bevételi bizonylat.

Bizonylatok összevonása.

Alkalmazási feltételek:

• a bizonylatok nincsenek lezárva (a "Lezárva" mezőben [n.a.] érték)

• a bizonylatokon azonos a dátum ("Dátum" mező)

• a bizonylatokon azonos a beszállító ("Beszállító" mező)

Műveletek:

• Válassza ki azt a bizonylatot melyre akarja összevonni (tenni) a fenti 3 feltételnek megfelelő bevételi bizonylatok tételeit

• A "Beszerzés- Beszerzések- 6.Egyéb feladatok- Bizonylatok összevonása" menüpontban kattintson az Azonos dátumú és .... gombra

• Az összes lezáratlan, azonos dátumú és besszállítójú bevételi bizonylat tételei átkerülnek a kiválasztott bizonylatra

Saját kiadású termék beszerzési árának a kiszámítása. Ha saját kiadású terméket forgalmaz, azt ugyanúgy kell bevételezni mint egy külső beszállító által szállított terméket. A beszerzési árat a következőképpen lehet kiszámolni:

• A bizonylat lezárása előtt, a "5.Bizonylat tételei" adatlapon válassza ki a kiadványt

• Kattintson a Tételes kalkuláció gombra, megjelenik egy üres adatlap "Megnevezés", "Nettó besz.ár", "ÁFA kulcs" és "Bruttó" oszlopokkal (Előkalkuláció)

• A [Ctrl] [Y] billentyűkombinációval új adatsort rögzíthet (pl. Nyomdai költség, 500.000 Ft)

• A [Ctrl] [T] billentyűkombinációval egy beírt adatsort törölhet. Ha rákattint a megnevezés előtti cellára, az fekete színt kap és törlésre lesz jelölve.

• Miután az összes költséget felvezette zárja be az ablakot. A beírt költségek elosztódnak a bevételezett mennyiségre.

Törölt bizonylatok visszatöltése. Megtörténhet, hogy tévedésből kitörölnek egy bizonylatot amelyről utóbb derül ki, hogy nem kellet volna törölni. A program letárolja a törölt adatokat egy tranzakció naplóba ahonnan vissza lehet nyerni az adatokat. A visszatöltés műveletei a következők:

• "Beszerzések- Beszerzések...." menüpont >> "6.Egyéb feladatok- e.Egyéb" fül

• Az ablak alsó részén állítsa be az időintervallumot amelyben rögzítve volt a törölt bevételi bizonylat. Ha nem tudja pontosan a törölt bizonylat rögzítési dátumát adjon meg egy nagyobb intervallumot.

• Kattintson A fenti intervallumban rögzített, de azóta törölt bizonylatok gombra

• Megjelenik egy táblázat az összes törölt bizonylattal melyek a megadott időintervallumban lettek rögzítve. Válassza ki a visszatöltendő bizonylatot és zárja be a táblázatot (X gomb)

• "Akarja kiválasztott adatot visszaállítani?" >> Igen gomb >> A "1.Bevételi bizonylat fejléc" ablakban megjelenik a törölt bizonylat fejléce

• Kattintson az Aktuális bizonylat törölt tételeinek visszaállítása gombra

• Megjelenik egy táblázat a törölt bizonylat tételeivel >> zárja be a táblázatot (X gomb)

• A "1.Bizonylat tételei" ablakban megjelennek a törölt bizonylat tételei

Törölt bizonylat tételek visszatöltése. Megtörténhet, hogy tévedésből kitörölnek egy bizonylatról tételeket amelyekről utóbb derül ki, hogy nem kellet volna törölni. A program letárolja a törölt adatokat egy tranzakció naplóba ahonnan vissza lehet nyerni az adatokat. A visszatöltés műveletei a következők:

• Böngésző, kereső vagy szűkítés segítségével keresse ki azt a bizonylatot melyről törölt tételeket és vissza szeretné tölteni azokat. A "1.Bevételi bizonylat fejléc" ablakban ez a fejléc jelenjen meg

• Kattintson a "Beszerzések- Beszerzések...." menüpontban a "6.Egyéb feladatok- e.Egyéb" fülre

• Kattintson az Aktuális bizonylat törölt tételeinek visszaállítása gombra

• Megjelenik egy táblázat a törölt bizonylat tételeivel >> zárja be a táblázatot (X gomb)

• A "1.Bizonylat tételei" ablakban megjelennek a törölt tételek

Bevételi bizonylat tételek feltöltése Excel táblából. Egy bevételi bizonylat adatait feltöltheti egy Excel fájlból, mely kötelezően tartalmazza a termék vonalkódját, mennyiségét és fogyasztási árát.

• "VIR- Import-Export más rendszerekkel - Árak és bevételi bizonylat importálása" menüpont

• A megjelenő ablakban kattintson a *.xls gombra >> keresse meg és válassza ki az Excel fájlt >> OK gomb

• A Bolt kódválasztó mezőbe válassza ki az egységet ahova bevételezni akar

• a táblázatban töltse ki az oszlopok azonosítóit az Excel fájl alapján.
  FONTOS, hogy a megfelelő oszlop nevét adja meg a programba, vagyis ha az Excel táblában a mennyiség a D oszlopban található akkor ezt az oszlopot adja meg a programban is; Lásd az alábbi példát:

D  oszlop: bevételezni kívánt mennyiség; E  oszlop: a termék id száma (nem kötelező kitölteni); F  oszlop: a termék vonalkódja; G  oszlop: cím (nem kötelező kitölteni, csak azonosításra szolgál); AC oszlop: fogyasztási ár; AD oszlop: beszerzési ár

• Kattintson a Betöltés gombra

• Ha a program talál az Excel táblában olyan terméket melynek vonalkódja hibás vagy nem található meg a terméktörzsben, akkor kiírja azokat; ezeket ajánlatos felírni, hogy később kielemezze a hiba okát

• "A terméktörzsben átírja az árakat?"
  Ha Igen-t választ akkor a táblázatban feltüntetett árak fognak megjelenni a terméktörzsben
  Ha Nem-et választ akkor a terméktörzs árai változatlanul maradnak

• Zárja be az ablakokat; ha újra megnyitja a "Beszerzés- Beszerzések" menüpontot, megjelenik egy új, lezáratlan bevételi bizonylat; a fejléc adatait igényei szerint módosíthatja.

Eredeti bevételi bizonylat fejléc

Módosított bevételi bizonylat fejléc

Bevételi bizonylat tételek feltöltése dbf fájlból. Egy bevételi bizonylat adatait feltöltheti egy "dbf" fájlból.

Az állomány KÖTELEZŐEN az alábbi ábrán feltüntetett mezőket kell, hogy tartalmazza.

• mennyiseg: bevételezni kívánt mennyiség;

• termekid: a termék id száma (nem kötelező kitölteni);

• vkod: a termék vonalkódja;

• cim: cím (nem kötelező kitölteni, csak azonosításra szolgál);

• fogy_ar: fogyasztási ár;

• beszerzar: beszerzési ár

• "VIR- Import-Export más rendszerekkel - Árak és bevételi bizonylat importálása" menüpont

• A megjelenő ablakban kattintson a *.dbf gombra >> keresse meg és válassza ki a dbf fájlt >> OK gomb

• A Bolt kódválasztó mezőbe válassza ki az egységet ahova bevételezni akar

• Kattintson a Betöltés gombra

• Ha a program talál az dbf táblában olyan terméket melynek vonalkódja hibás vagy nem található meg a terméktörzsben, akkor kiírja azokat; ezeket ajánlatos felírni, hogy később kielemezze a hiba okát

• "A terméktörzsben átírja az árakat?"
  Ha Igen-t választ akkor a táblázatban feltüntetett árak fognak megjelenni a terméktörzsben
  Ha Nem-et választ akkor a terméktörzs árai változatlanul maradnak

• Zárja be az ablakokat; ha újra megnyitja a "Beszerzés- Beszerzések" menüpontot, megjelenik egy új, lezáratlan bevételi bizonylat; a fejléc adatait igényei szerint módosíthatja.